Hvorfor bør du bestemme antall gjester før du bestiller lokale? Hvordan kan LED-lamper skape feststemning? Og hvorfor er nettopp hotell et ekstra bra valg for din bryllupsfest? Her får du alle svarene, i tillegg til bryllupsplanleggerens 11 beste tips!
Vi fikk muligheten til å intervjue bryllupsproffen Anna Walter, som jobber som prosjektleder på Quality Hotel™ Friends i Solna. Her deler hun sine beste tips og vel bevarte hemmeligheter for den perfekte bryllupsfesten.
Anna, hva er det morsomste med å planlegge events og fester?
Jeg liker å møte mennesker, samt å finne løsninger. Å få gi det lille ekstra og å få frem wow-følelsen. Dynamikken på hotellet og i konferanseavdelingen er fantastisk. Bak hver en suksess står et magisk team som sammen skaper minner og møter mellom mennesker. Min erfaring fra eventbyrå gjør at jeg kan se eventet fra alle vinkler, fra kundens perspektiv til hotellets logistiske forutsetninger. Kunden ser ofte eventet på én måte, mens hotellet ser det på en annen. Da finnes jeg der i midten og kan forutse både utfordringer og muligheter som verken kunden eller hotellet har tenkt på.
Har dere holdt mange bryllup hos dere på Quality Hotel Friends?
Ikke ennå, men vi håper at det blir mange flere. Det siste ble holdt på nyttårsaften. Det var utrolig morsomt å få være med å skape brudeparets minner fra deres store dag. I Norden er det ikke så vanlig med bryllup på «vanlige hotell» ennå, selv om det har blitt flere i det siste. Mange leier fortsatt et eget lokale eller en hel herregård. Men den store fordelen med et hotellokale er at det er som et hvitt lerret: Det kan formes til akkurat hva man vil. I tillegg er det ikke dumt med overnattingsmuligheter til alle gjestene.
Hvilken årstid er den beste for bryllup?
Sommersesongen er vanligst for bryllup, men været betyr mye for oss her i Norden. Selv om det kan høres ordentlig hyggelig ut å ha velkomstdrinken på en uteservering, blir det fort lite trivelig om det regner og blåser. På vårt hotell har vi lokaler med fint og naturlig lys, men været spiller jo faktisk ingen rolle ettersom du er innendørs. Slik slipper du å tenke på partytelt, varme tepper og paraplyer.
Kan dere fikse en bryllupsfest helt på tampen?
Det går an å ordne i stand en fest på to uker, men selv om hotellet er fleksibelt og kan løse det meste er dette i seneste laget. På to uker rekker vi å ordne med personale og bestille mat. Det beste er å bestille tre til seks måneder i forveien, men ettersom mange gifter seg i juli/august er det rift om festlokalene på denne tiden. Om du har sett deg ut et spesielt lokale er det lurt å bestille dette minst et år i forveien. Hos oss er fordelen at de vanligste besøkende er konferansegjester som er her på hverdager. I helgene er det langt fra like fullt. Altså er det enklere å bestille fest på et hotell hvilken helg som helst, enn å få samme helg på en restaurant eller på et spesifikt festlokale. Dessuten har vi fantastiske festmuligheter!
Hva om man angrer seg og vil bytte lokale?
For alle bookinger hos oss gjelder avbestillingsregler. Så lenge du følger disse går det fint å angre seg, uten at det koster noe. Mitt tips er å bestille lokalet i god tid, og heller avbestille det dersom du senere skulle finne noe annet som du heller vil ha. Våre lengste avbestillingsregler gjelder mellom 30 og 180 dager. Det betyr at avbestillingen er kostnadsfri så lenge du avbestiller innen den tiden.
Er det mulig å ha vielsen på hotellet?
Vi planlegger faktisk et bryllup akkurat nå hvor vielsen skal finne sted på hotellet. Det er et borgerlig bryllup hvor paret vies like før middagen. Dette gleder jeg meg veldig til å få være med på. Det er så hyggelig at personalet får ta del i slike fine stunder. Vi kommer nok til å felle noen gledestårer alle sammen. Det er jo parets største dag, og vi kommer alle til å gjøre vårt beste for at de skal føle seg sett og ivaretatt.
Bryllupsplanleggeren Annas beste tips når du planlegger den store bryllupsfesten
1. Velg riktig lokale
Start med antall gjester. Når du vet hvor mange dere blir og hvordan du vil ha det, kan du planlegge lokalet og dets areal etter dette. Først da vet du om det kommer til å passe med dine ønsker. Mange gjør for øvrig det motsatte, hvor de bestemmer lokalet først (ettersom de vet hva de vil ha) og planlegger festen rundt lokalet.
2. Ha kontroll på kostnadene
På hotell er hele servicepakken inkludert, hvor du slipper å bestille mat, drikke og personal separat. Det blir dyrere enn om du skulle ordne alt selv, men da vet du nøyaktig hva hele festen vil koste. På hotell får du helheten – vi jobber med service hver eneste dag.
3. Forhandle om prisen
Om du har mange gjester som vil overnatte på hotellet kan du alltid forhandle deg frem til en grupperabatt. For større event er prisen alltid forhandlingsbar.
4. Lag plass til dans
Trenger dere scene eller dansegulv? Tenk på det når du velger lokale og sørg for at dansegulvet, scenen eller annet ønskelig får plass.
5. Flytt på gjestene
Hvordan vil du at kvelden skal utarte seg? Skal gjestene flyttes til et annet lokale etter middagen for dans og fest? Vil dere bli i det samme lokalet? Kveldens opplegg bør skje smidig og uten avbrytelser. Det skjer ikke automatisk, men krever litt planlegging.
6. Husk allergikerne
Be gjestene om å si fra om matallergier allerede når du sender ut invitasjonen. Da blir det enkelt å ordne med spesialkost sammen med de som har ansvaret for maten. Festdeltagere glemmer ofte å fortelle om allergiene sine, noe som gjør det stressende for kjøkkenet når maten er på vei ut. Akkurat da er det gjestene som er i fokus – vi vil ikke at de skal behøve å vente på maten sin. Allergier går selvsagt an å ta hensyn til på stedet, men med slik kunnskap i forveien blir opplevelsen bedre.
7. Ikke gjør alt selv
Om du skal være festens midtpunkt er det lurt å sørge for at en toastmaster/ansvarlig holder i alt det praktiske gjennom kvelden. Slik kan du konsentrere deg om gjestene dine og om å ha det hyggelig. Det er lurt å lage en kjøreplan for kvelden. Da får du, toastmasteren og personalet samme oppfatning av festen, og alle vet når velkomstdrinken skal serveres, når middagen skal avrundes og når dansen skal starte.
8. Lag effekter med lys
Fargelegg lokalet med lys! På konferansehotell finnes ofte store LED-lyskilder hvor du kan bestemme fargen selv. Det er både enkelt og utrolig effektfullt.
9. Sett stemningen med musikk
Sørg for bra musikk og at gjestene blir ønsket velkommen av noen som tar imot og informerer om kvelden. Musikk er stemningsskapende. Med en hyggelig velkomst og den riktige musikken kommer du langt!
10. Prøvesmak maten – om du vil
Prøvesmaking er det beste i verden om man synes at mat er viktig. Test gjerne menyen, men tenk over hvem gjestene dine er og velg mat som du tror at også de kommer til å sette pris på.
11. Hjelp gjestene med logistikken
Send en mail til gjestene dine med informasjon som er greit å ha. Fortell om hotellets innsjekkingstider, treningsrom, parkeringsmuligheter, veibeskrivelse, nærmeste bussholdeplass, telefonnummer til stedets taxiselskap og lignende. Dette er ikke noe man må gjøre, men omtanken verdsettes alltid!
Book bryllupssuiten hos oss
Visste du at Strawberry tilbyr bryllupssuiter på nesten alle hotell, i alle kjeder? Under ser du et utvalg av de vakreste suitene på Quality Hotel. Book ved å kontakte respektive hotell.
Det er selvfølgelig ikke bare bryllup vi er eksperter på – vi tar oss av all slags fester og tilstelninger! For å finne det perfekte stedet til ditt neste arrangement, sjekk ut våre fest- og arrangementslokaler i hele Norden her.
Anna Walter
Anna Walter, prosjektleder på Quality Hotel™ Friends i Solna/Stockholm, deler sine beste tips til deg som planlegger bryllupsfest.
